Поставщики подмочили репутацию компании. Как обезопасить ее на будущее

Как культура отмены заставит меняться компании и их поставщиков
Ильдар Мухамедиев, исполнительный директор ООО «ТендерПро»

Если раньше за неосторожные поступки в публичном пространстве в основном бойкотировали знаменитостей, то теперь под «отмену» попадают даже компании. Часто они сами создают для этого условия - например, при выстраивании цепочек поставок. Как защитить репутацию, выстроенную годами, рассказывает Ильдар Мухамедиев, исполнительный директор ООО «ТендерПро».

Чтобы немного сэкономить, отделы закупок по старинке сравнивают предложения поставщиков по ценам, скорости поставки, соответствию товара/услуги закупочным требованиям, срокам гарантийного обслуживания и финансовой устойчивости. А вот репутационные риски просчитывают редко. 
Так, например, одна из крупнейших торговых сетей по продаже мебели недосмотрела за тем, что её поставщик древесины занимается незаконной вырубкой на территории, где обитают, находящиеся на грани исчезновения, бурые медведи и рыси.
Еще более вопиющий случай произошел с молочными предприятиями в Азии. Желая сэкономить, они приобрели для производств сухое молоко, в которое дистрибьюторы для удешевления добавляли меламин.
Эта халатность при работе с поставщиками привела к отравлению около 300 тыс. детей и стоила нескольким мировым производителям пищевых продуктов доверия потребителей и денег.
 
С какими рисками сталкиваются компании 
Репутационные риски, с которыми сталкиваются компании из-за отделов закупок, условно можно разделить на три группы:
Прямые - возникают в результате действий компании. К ним можно отнести громкие скандалы вокруг модных брендов, которых западные правозащитники уличили в покупке хлопка у поставщиков, использующих подневольный труд. Это поставило компании перед выбором: публично высказаться против нарушения прав человека и потерять крупный рынок, либо пойти на компромисс;
Косвенные – возникают в результате действий сотрудников отдела снабжения. К ним относятся неосторожные высказывания в соцсетях или, например, закупка сырья, которое нанесло вред потребителям;
Касательные – возникают в результате действий партнера или поставщика.  Например, с этим недавно столкнулся крупный автоконцерн. Поводом для скандала стала информация о том, что крупные поставщики металла и светотехники для него, эксплуатировали труд детей возрастом 12 и 13 лет.

Как обезопасить компанию от них
Компании пытаются предупредить репутационные вызовы с помощью сбора отзывов и проверки бухгалтерской отчетности. Однако, нивелировать большинство рисков эти методы не способны. Чтобы скорректировать ситуацию:
Пересмотрите круг потенциальных рисков
Проведите аудит цепочек поставок и контрагентов. Опишите все проблемные ситуации, которые возникают при работе с поставщиками и проранжируйте их по степени значимости.
Для этого можно опираться как на горький опыт самой компании, так и на открытые источники. Например, информацию из СМИ или перечень инцидентов, от которых обычно страхуются игроки вашего рынка.

Больший вес присвойте тем рабочим ситуациям, которые могут с большей вероятностью привести к бойкоту компании.
На российском рынке это, как правило, продажа контрагентами некачественного или опасного для жизни и здоровья потребителей сырья. Также распространены срывы или задержка ими поставок.
А вот в единичные случаи напротив вдаваться не стоит, чтобы не создать дополнительных барьеров в тендерах для поставщиков.
1. Оцените, какие процессы можно скорректировать
Опираясь на готовую карту потенциальных рисков, обдумайте на какие процессы в цепочке поставок вы можете повлиять.
Например, нивелировать риск закупки некачественного или опасного для жизни сырья поможет разведка по открытым источникам (так называемый OSINT), анализ отзывов бывших сотрудников и клиентов, а также сбор информации о коллегах по цеху у других поставщиков.
2. Также сделайте обязательным условием загрузку дополнительных файлов при подаче предложения через электронную торговую площадку.
К их числу относятся документы, подтверждающие соблюдение санитарных норм на производстве, свидетельство СРО, данные о том, как организовано производство, доказательства, что бизнес не сотрудничает с поставщиками, которые используют некачественное сырье и т.д.
Свести к минимуму вероятность срыва или задержек поставок тоже можно.
Для этого при оценке грузовых перевозчиков запросите информацию о том:
- Сколько дней или часов, каждому из них требуется, чтобы груз прибыл к местам нахождения клиентов
- Какое количество остановок и среднее время остановок они делают
- Сколько в среднем тратят время на погрузку.
Кроме того, стоит обратить внимание при выборе на то, как грузоперевозчики оптимизируют маршруты с точки зрения расхода топлива и времени в пути, а также насколько продумано выстроен график технического обслуживания техники.
 3. Используйте KPI в работе с поставщиками
Включите в договора с поставщиками показатели, которые позволят оценивать эффективность их работы, например:
- соблюдение графика поставок,
- качество материалов и услуг,
- долю недопоставок некоторых позиций заказа,
- долю поставок в которых количество единиц поставляемой продукции, было больше, чем обговорили
- наличие системы, которая настроена на нивелирование репутационных рисков.
Сделать систему KPI интересной для поставщиков поможет система мотивации. К примеру, лучшим можно предложить увеличение объемов закупок, заключение договора на длительный срок и т.д.
 4. Станьте прозрачными
Открыто расскажите о новой парадигме управления поставщикам и клиентам.
Чем чаще вы будете демонстрировать, что прилагаете усилия для чистого ведения бизнеса, тем больше покупателей и других участников рынка встанут на вашу сторону в кризисной ситуации. Например, систематически проводите круглые столы и деловые завтраки с поставщиками. Это поможет под разными углами взглянуть на проблемы во взаимодействии с контрагентами, а также вовлечь их в процесс устранения репутационных рисков.купателей и других участников рынка встанут на вашу сторону в кризисной ситуации. Например, систематически проводите круглые столы и деловые завтраки с поставщиками. Это поможет под разными углами взглянуть на проблемы во взаимодействии с контрагентами, а также вовлечь их в процесс устранения репутационных рисков. 

@ Отдел по работе с клиентами
тел.: +7 (495) 215-14-38