Трудности перехода

Корпорация «Технониколь» начала осваивать систему электронных закупок три года назад. Сегодня уже есть результаты: новый инструмент позволяет экономить, поскольку дает возможность выбрать лучшее предложение и, самое главное, благодаря снижению затрат на контроль расходования бюджетов.

Продукция холдинга «Технониколь» незаметно присутствует в жизни практически каждого из нас. Корпорация производит кровельные, гидроизоляционные и теплоизоляционные материалы на 37 собственных заводах, расположенных в России, на Украине, в Белоруссии, Литве и Чехии. Продукция создается на базе разработок и исследований пяти научных центров «Технониколь». А представительства и собственная торговая сеть корпорации присутствуют в 36 странах мира. «Технониколь» занимает 57-е место в российском рейтинге Forbes прошлого года, а также входит в пятерку крупнейших европейских производителей гидроизоляционных материалов.

Производственная компания, в которой работают 6,5 тыс. человек, существенные суммы тратит на операционную деятельность и, конечно, на закупку сырья. Это две разные категории затрат, которые необходимо строго контролировать, причем во всех подразделениях и во всех регионах присутствия холдинга. Задача непростая, уследить за всем сложно. Поэтому руководство пришло к решению начать использовать для закупок электронные торговые площадки. Вначале, рассказывает Евгений Лесников, директор по закупкам СБЕ, было намерение закупать через электронные конкурсы только техническо-материальные ценности (ТМЦ), а также решать вопросы, связанные с подбором подрядных организаций для ремонта помещений, строительства объектов и прочими затратами. Но после изучения рынка и предложений от разных тендерных площадок было принято решение начать процесс внедрения нового инструмента с закупок сырья. Ответственным за выбор и внедрение системы в рамках корпорации «Технониколь» назначили подразделение СБЕ БМиГ.

Был определен завод, где будет осуществлен пилотный проект,— «Технониколь-Выборг». Со специалистами завода руководство СБЕ БМиГ определило, какие виды сырья можно закупать посредством электронных конкурсов, обозначило цели этого проекта, то есть прояснило, как компания планирует повысить эффективность и прозрачность поставок сырья благодаря электронным конкурсным закупкам. Затем был разработан и утвержден регламент, после чего были организованы встречи с поставщиками, с каждым из которых руководство СБЕ БМиГ на протяжении нескольких часов обсуждало цели, задачи и возможные результаты перехода на новую систему поставок. И только после этого стали думать, какую электронную торговую площадку (ЭТП) выбирать.

Компания делала выбор из трех вариантов — двух крупных отраслевых площадок и «ТендерПро». По первому критерию, который в «Технониколь» сочли важным,— количеству зарегистрированных клиентов —  «ТендерПро» проигрывала двум другим. Но после более глубокого изучения вопроса руководство остановило свой выбор на этой ЭТП. «Нам понравилась их инициативность, желание работать и развиваться. Для двух других площадок мы были одним из новых клиентов с непонятными перспективами, а для «ТендерПро» — новый крупный перспективный клиент, и это диктовало совершенно другое отношение, другие запросы», — объясняет г-н Лесников.

В марте 2010 года на Выборгском заводе начался трехмесячный эксперимент: корпорация изучала, какой ассортимент товаров можно закупать на ЭТП, что более эффективно, какие поставщики приходят онлайн и другие факторы. В октябре 2010 года систему внедрили еще на двух заводах. С весны 2011 года «Тендерпро» начали использовать на всех заводах подразделения СБЕ БМиГ.

Сейчас уже можно подвести некоторые итоги работы на ЭТП и поделиться опытом. «Мы готовы работать со всеми контрагентами,— говорит г-н Лесников.— На сайте «Технониколь» есть ссылки на проводимые тендеры. Это дает нам высокую степень прозрачности. Любой клиент, который хочет работать с «Технониколь», заходит на сайт корпорации, кликает по ссылке и получает доступ к реестру актуальных тендеров и информации о том, на каких заводах они проходят. Эта возможность была внедрена совместно с компанией «ТендерПро». Еще одна важная деталь: для клиентов, которые не зарегистрированы на «ТендерПро», подача заявок в нашу компанию является бесплатной — через определенную процедуру регистрации и получения промокода».

Сегодня поставщики «Технониколь» меняются редко, уже сформировался определенный круг. Но компания заинтересована в увеличении базы поставщиков, поэтому если какая-то компания за счет хорошей логистики или других преимуществ предложит лучшие условия, то она легко может победить в конкурсе.

«Показатель ротации и появления новых поставщиков характеризует степень развития, повышения эффективности бизнеса тендерной площадки. Не важно, сколько покупателей, с точки зрения покупателя как раз важно, чтобы было много продавцов»,— добавляет г-н Лесников.

Конечно, не обошлось без сложностей, которые неизбежны при внедрении нового инструмента. По словам Евгения Лесникова, на первом этапе освоения системы все сотрудники воспринимали эту процедуру как добавленную бухгалтерию. Поэтому руководство позаботилось о том, чтобы создать мотивацию у персонала, подробно ответив на вопрос «Зачем?». Следующая немаловажная вещь — разработка четкого регламента, то есть ответ на вопрос «Как?». А затем уже нужно определить систему оценки результатов освоения системы. Г-н Лесников убежден, что только в этом случае система начнет работать и будет принята внутренними потребителями.

Сотрудники уже видят, что работать стало проще, в том числе из-за сокращения числа проверок и аудита со стороны стратегической бизнес-единицы ДВА (департамент внутреннего аудита). «Ассортимент, который закупается на заводах, находится в зоне коррумпированности. Это требует регулярного контроля и проверок, что всегда неприятно для всех сторон»,— объясняет г-н Лесников. Работа по конкурсам позволяет избежать таких стрессовых ситуаций. Повышение прозрачности позволяет снизить контроль, повысить ответственность и самостоятельность персонала.

Не должна оставаться без внимания и другая сторона: важно добиться, чтобы новые правила игры приняли внешние поставщики. «У большинства компаний еще до внедрения системы даже в случае обширного ассортимента будет существовать устоявшийся круг основных поставщиков,— говорит г-н Лесников.— Общение с этими поставщиками перед внедрением системы просто необходимо. Важно донести до них, зачем и почему мы внедряем систему и какая выгода для поставщиков будет от внедрения тендерных закупок. Обязательно должна быть обратная связь с партнерами. Иначе компания может столкнуться с саботажем, игнорированием, сговорами и пр.».

Сегодня в «Технониколь» уже могут говорить о результатах: в корпорации повысилась эффективность и прозрачность процессов закупок. Другим важным позитивным эффектом, по словам г-на Лесникова, является минимизация затрат на контроль со стороны руководства. Это также позволяет повысить эффективность, поскольку снижение этих затрат приносит больший доход, чем выгода от самой закупки. «Внедрение тендерных закупок, безусловно, дает и положительный экономический эффект — снижение цены, получение новых условий и т. д. Кроме того, важно, что процесс закупок стал регламентированным, в связи с чем сократились трудозатраты персонала,— добавляет г-н Лесников. — Нельзя выделить какой-то один конкурс, который поразил всех. Внедрение закупок позволяет получить небольшие выгоды, но в совокупности эти выгоды дают существенный положительный эффект и вносят свой вклад в копилку доходности компании».

Г-н Лесников уверен, что если предприятие потребляет большое количество стандартных видов продукции, то эффект от внедрения конкурсных закупок может быть очень заметным. Но даже если компания закупает стандартные продукты в небольших объемах, внедрение конкурсных закупок все равно необходимо. «Это более цивилизованный подход к работе с контрагентами и в целом к работе на рынке»,— утверждает г-н Лесников.