ЗАКАЗАННЫЕ ГОСТИ: как получить постояльцев, участвуя в электронных торгах

Академия гостеприимства

ЗАКУПКИ

Каждый день на электронных площадках проходят десятки тысяч торгов, во время которых заказчики находят подрядчиков для покупки оборудования, выполнения различных работ и предоставления услуг. Есть спрос и на комплексное проведение мероприятий с услугами размещения. Ввиду участия небольшого количества подрядчиков в торгах сделка иногда заключается при слабой конкуренции. Знание нюансов электронных торгов и тщательная подготовка документации и может принести отельерам новых заказчиков и увеличить загрузку.

Об электронных торгах слышали, вероятно, все, участвуют - немногие. Те, кто эту структуру освоил, пожинают солидные плоды. Потенциал ресурса огромен.

Основные сферы, которые затрагиваются на торгах:

- закупка товаров;

- рабочих;

- услуги для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

Участие в торгах последних говорит о колоссальных объемах! Так что, игра стоит свеч. Попробуем разобраться более детально — почему…

Что из себя представляет ЭТП? Это своеобразное пространство для бизнеса, имеющее общее название — электронная торговая площадка (ЭТП) или В2В-площадка (Business to business marketplace). Любой интернет-ресурс, являющийся посредником между предприятиями (продавцом и покупателем), можно отнести к ЭТП. Эта плоскость слабо освоена гостиничным бизнесом, а потенциал ее велик, поскольку ЭТП значительно упрощает взаимодействие между заказчиком и исполнителем услуги. Все процессы, протекающие на ЭТП, регламентированы законодательством. Однако «подводные камни» неизменно присутствуют и здесь, и о них следует знать.

 

Популярные площадки

В России насчитывают 6 федеральных и около 200 коммерческих торговых площадок. У каждой — индивидуальная система и свой интерфейс. Многие из них малоактивны, то есть на эти ресурсы заходить не стоит. Но есть и реальные, активно действующие площадки.

Федеральные ЭТП

- Национальная электронная площадка;

- ООО «РТС-тендер» (уверенно занимает второе место на российском ранке);

- АО «Единая Электронная Торговая Площадка» (крупнейший оператор электронных торгов);

- АО «Российский аукционный дом» (гарантирует законность и безопасность проведения торгов).

Коммерческие системы

 - Сбербанк-АСТ (предоставляет возможность проведения различных торгов без ограничений отраслей и лотов; любой участник системы может быть организатором торгов);
- Электронная площадка ONLINECONTRACT (индивидуальное обслуживание, наличие рейтинга компаний, публичная обратная связь);
- Аукционный Конкурсный Дом (площадка с большими возможностями);
- Площадка «Tender.Pro» (входит в тройку лидеров рынка коммерческих ЭТП России);
- «Синапс. про» (осуществляет не только поиск , но и аналитику);
- IS-ZAKUPKI. RU (единая система коммерческих закупок в России; тендеры на гостиничные услуги четко выделены).

Перечислять все площадки не имеет смысла. Однако стоит упомянуть и международные системы: Нацио­нальный центр маркетинга и конъюнктуры цен, ОАО «Белорусская универсальная товарная биржа», ICETRADE, Сбербанк-АСТ.

 

Гостиничный интерес — кто участники

ЭТП представляет собой полноценный комплекс, обеспечивающий взаимодействие и контролирующий сделки на всех этапах. Каждая площадка имеет своего оператора.

ЭТП значительно упрощает поиск и экономит время. Когда речь идет об отеле, добавляется еще один пункт — равномерная загруженность заведения в течение года, порой — нескольких лет. Во всех случаях, если обе стороны удовлетворены сотрудничеством, оно обретает постоянную форму, то есть «насущный хлеб» отелю будет обеспечен, невзирая даже на трудные времена.

Возможности увеличиваются и с расширением территориальных границ, поскольку сотрудничество подразумевается не только в пределах одного государства.

 

Эксперт ГК "ТендерПро"  рассказывает:

«Электронные торговые площадки фиксируют рост количества торгов, относящихся к размещению гостей в отелях. Это связано в первую очередь с тем, что закупки для государственных и муниципальных нужд осуществляют через электронные торги в обязательном порядке, с предоставлением приоритета товарам российского происхождения, работам, услугам, выполняемым, оказываемым российскими лицами. Рост рынка наблюдается и в коммерческом секторе.

Сегодня не только холдинговые компании перевели закупки в онлайн, но и более мелкие предприятия выводят большую часть закупок на электронные торги. Прежде всего, это авиакомпании, которые запрашивают «обеспечение гостиничных услуг пассажирам задержанных/­отмененных рейсов». Такие тендеры проводятся по городам присутствия рейсов авиакомпаний».

Необходимым требованием для каждого участника является наличие технического и программного обеспечения, грамотный оператор, способный организовать электронную документацию. Это то, что необходимо a priori.

Крупные, средние и мелкие компании, производители, посредники, частные лица — перечень тех, кто может быть допущен к торгам. Если говорить о гостиничном бизнесе, то смело можно утверждать: даже небольшой отель может принимать участие в ЭТП, если им соблюдены все условия участия.

Если посмотреть на ситуацию со стороны, то можно увидеть процентное соотношение участников, которое постоянно меняется. С самого начала внедрения ЭТП, то есть с 2001 года в приоритете находились крупные компании и посредники. Впоследствии картина стала меняться, посредников становится все меньше. На «арене» встречаются продавцы и покупатели непосредственно. Выгодно? Безусловно. В настоящее время превалируют те площадки, которые созданы крупными компаниями, площадки посредников постепенно превращаются в информационные порталы.

 

Условия участия

Обязательным условием для участия в торгах являются регистрация на площадке и аккредитация. Для прохождения регистрации требуется наличие усиленной квалифицированной подписи. До 2014 года на этом моменте возникали определенные трудности, сегодня же они устранены. Такую подпись можно получить в аккредитованном Министерством экономики РФ Удостоверяющем центре.

Участие в торгах платное. Платежи могут вноситься качестве:

- процента от сделки, который составляет от 1 до 6 % (по этому пути идет основная часть участников ЭТП);

- взноса абонентской платы, которая составляет сумму, эквивалентную диапазону от $3 до $180.

Опытом о проводимых торгах делится Елена Астафьева: «На нашей площадке проходят тендеры коммерческих структур, которые руководствуются внутренними регламентами компаний, а не федеральным законодательством. Чаще всего тендеры по выбору подрядчика для проведения мероприятий проходят в 2 этапа. На первом идет сбор предложений и оценка участников по соответствию требованиям. Второй этап — аукцион среди отобранных компаний. Обычно от отеля требуют наличие пункта питания в гостинице и предоставления трансфера. У данных заказчиков также регулярно проходят тендеры на предоставление гостиничных услуг проживания, питания, трансфера для экипажей воздушных судов. Дополнительными критериями для набора баллов в таких процедурах за-казчики указывают наличие парковки, предоставляемые скидки на химчистку и услуги прачечной. Цена закупки у крупных авиакомпаний может доходить до 500 млнруб. (АО «Авиакомпания Россия»). В подобных торгах обычно предусмотрено распределение общего объема закупки между несколькими участниками. Заявки на участие в закупке проходят двухэтапную проверку: первый этап — проверки заявок на соблюдение требований, второй — оценочный этап заявок, прошедших отбор».

 

Участие гостиницы в торгах

Прежде всего, необходимо определиться с ЭТП (желательно, чтобы это был агрегатор), изучить ее интерфейс, обрести ясность. Елена Астафьева рекомендует: «Сложнее найти тендеры по размещению сотрудников, направленных в командировки, так как эти процедуры называются заказчиками по-разному. Например, у ПАО «Группа Черкизово» — это запрос предложений на бизнес-тревел услуги, а у «Тройка Ассет Менеджмент» — это оказание услуг по обеспечению деловых поездок и т. д. Данный рынок является новым для гостиниц. Приглашения в тендер, к сожалению, встречают сопротивление со стороны менеджмента отелей. Традиционно услуги размещения закупались заказчиками напрямую. Отели привыкли к конкретным заказам с известными датами. Сотрудничество в рамках долгосрочных контрактов пока плохо вписывается в бизнес-процессы гостиниц. Данное направление имеет потенциал, рынок растущий. Пока в тендерах в основном принимают участие посредники — туристические агентства, хотя мы, как площадка, и заказчики заинтересованы в услугах от непосредственных поставщиков. Не нужно бояться, даже если в названии тендера указано, что закупается «Авиа, Ж/Д билеты и бронирование гостиниц».

Работа на ЭТП начинается с аккредитации, то есть регистрации (стандартная процедура, которая всем известна — логин, пароль и т. д.).

Перечень документов, запрашиваемых оператором ЭТП:
- заявление на регистрацию;
- копия выписки из Единого государственного реестра (для юридических лиц и частных предпри-нимателей соответственно);
- копия удостоверения личности (для физического лица) или учредительных документов (для лица юридического);
- сведения об ИНН;
- копии тех документов, которые подтверждают полномочия руководителя, если заявитель является юридическим лицом.

Все документы заверяются электронной подписью. Далее — подтверждение регистрации. То есть оператор ЭТП после проверки документов выносит положительное или отрицательное решение. Рассматривают заявку обычно в течение 1–5 дней. Причины отказа: документы не соответствуют требованиям, содержат недостоверную информацию.

После подтверждения заявитель получает доступ в личный кабинет пользователя, где содержится вся персональная информация. В нем можно настроить отправку уведомлений по выбранным критериям. Здесь же размещен список доступных торгов с отображенным статусом: окончен, проведение торгов, прием заявок, не состоялся и т. д.

Следующий момент — выбор тарифного плана и внесение абонентской платы, которая присутствует на всех площадках (кроме корпоративных, которые абонентскую плату не взимают). Есть две формы, вам предстоит выбрать одну из них.

На информационной страничке нужно выбрать заинтересовавший лот. Имеется опция предварительно задать вопрос организатору торгов и впоследствии подать заявку на участие. После того, как заявка будет полностью сформирована, то есть будут прикреплены необходимые документы (организатор может потребовать дополнительные сведения), надо указать свою цену. На данном этапе предельно важна внимательность, ошибки недопустимы. Следует учитывать, что заказчик имеет право предъявить локальные требования по оформлению документов и т. д.

Далее в установленное время проводится подведение итогов — наступает момент вскрытия конвертов, после чего заказчик получает итоговый протокол.

 

Информация о лотах

Не все участники хотят показывать полную информацию о торгах. Самая важная, на их взгляд, информация, имеет ограниченный доступ, поясняет Елена Астафьева: «Общую информацию лучше смотреть у агрегаторов торгов. Коммерческие площадки (наша в том числе) часто закрывают информацию о стоимости контрактов и победителях (по требованию заказчиков). У агрегаторов доступна вся открытая информация, в первую очередь по регламентируемым закупкам, она дает возможность увидеть картину по рынку, хоть и не полную. Я смотрю у «Синапс» — удобные фильтры, много открытой информации, есть таблица со стоимостью контрактов».

Елена ОЗОЛЬ